ファクタリングを初めて利用する際、多くの方が戸惑うのが「契約に必要な書類の準備」です。請求書や通帳のコピーといった基本書類のほか、会社や事業の状況に応じてさまざまな追加書類の提出を求められることがあります。
本記事では、「何を・どこまで・どの順番で用意すればよいか」という疑問に応えるため、基本書類と追加書類を明確に分けて解説します。
ファクタリング契約で「必ず必要」な基本書類
ファクタリングの申し込み・契約時には、ほとんどのサービスで共通して求められる基本書類が存在します。ここでは、最小限必要なセットとして挙げられる3種類の書類を解説します。
経営者または事業主の本人確認書類
運転免許証、マイナンバーカード、パスポートなど、顔写真付きの公的身分証明書が該当します。これらは「誰の事業か」「契約者が実在するか」を確認するために用いられます。
法人の場合は代表者個人の身分証明書、個人事業主の場合は事業主本人の身分証明書が必要です。有効期限内のものを用意し、スキャンまたは写真データで提出できるよう準備しておくとスムーズに進みます。
売掛金の内容が分かる書類
請求書、支払通知書、契約書、発注書など、売掛金の存在と金額を証明できる書類が必要です。これらは「どの取引先に対する売掛金か」「金額はいくらか」を確認するために使われます。
請求書には、取引先名、請求金額、支払期日などが明記されていることが重要です。複数の売掛金をファクタリングする場合は、それぞれの請求書や契約書を準備する必要があります。
取引口座の通帳コピー・入出金明細
事業用口座の通帳コピーまたはオンラインバンキングの入出金明細が必要です。一般的には、直近2～6か月分の提出を求められることが多いとされています。
この書類は「過去の入金実績があるか」「売掛先からの支払いが継続しているか」を確認するために用いられます。売掛先からの入金履歴が確認できることで、審査において有利に働く場合があります。
追加で求められやすい書類とその目的
基本書類に加えて、ファクタリング会社の多くは、事業や会社の状況に応じた追加書類の提出を求める場合があります。ここでは主な追加書類を分類して解説します。
会社の財務状況を示す書類
決算書（貸借対照表・損益計算書）は、法人の場合に1～2期分の提出を求められることが一般的です。個人事業主の場合は、確定申告書一式（青色または白色）が同様の役割を果たします。
これらの書類は「事業が継続的に運営されているか」「財務状況に問題がないか」を確認するために用いられます。決算書や確定申告書がない場合、試算表や資金繰り表で代替できるケースもあると説明されています。
会社・事業の基本情報を示す書類
法人の場合、登記簿謄本（履歴事項全部証明書）や印鑑証明書の提出を求められることがあります。これらは法務局で取得でき、会社の実在と代表者の情報を公的に証明する書類です。
個人事業主の場合は、開業届の控えや屋号の記載がある確定申告書などが、事業の実在を証明する書類として扱われます。開業届を紛失している場合は、税務署で再発行を受けることができます。
売掛先との取引実績を示す書類
取引基本契約書、発注書、納品書、検収書などが該当します。これらは「売掛先との継続した取引実績があるか」「売掛金が架空ではないか」を確認するために利用されます。
初回取引や単発取引の場合、これらの書類がそろっていないこともありますが、請求書と通帳の入金履歴で取引実績を確認できれば、審査に進める場合もあると説明されています。
法人と個人事業主で異なる準備書類
法人と個人事業主では、求められる書類に違いがあります。それぞれの立場で準備すべき書類を確認しておくことで、スムーズな申し込みが可能になります。
法人が準備すべき書類セット
法人の場合、以下の書類が必要になることが一般的です。
- 代表者の本人確認書類
- 売掛金に関する書類（請求書・契約書など）
- 取引口座の通帳コピー（直近2～6か月分）
- 決算書（1～2期分）
- 登記簿謄本
- 印鑑証明書
これらの書類は、会社の実在性と信用力を証明するために用いられます。ただし、「必要書類が少ない」をうたうサービスでは、登記簿謄本や決算書の提出を省略できるケースも存在します。
個人事業主が準備すべき書類セット
個人事業主の場合、法人と共通する基本書類に加えて、以下の書類が追加で求められることがあります。
- 本人確認書類
- 売掛金に関する書類（請求書など）
- 通帳のコピー・入出金明細
- 開業届の控え
- 確定申告書（青色または白色）
- 納税証明書
個人事業主の場合、事業実態の確認が重視されるため、開業届や確定申告書をあらかじめ手元にそろえておくことが推奨されます。
書類準備から契約までの具体的な手順
ファクタリングの申し込みから入金までの流れを理解しておくことで、必要な書類を適切なタイミングで準備できます。ここでは一般的な手順を解説します。
申し込みと初回の書類提出
Webフォーム、電話、メールなどで申し込みを行い、基本書類を提出します。この段階で「本人確認書類」「請求書など売掛金の証拠」「通帳コピー」の3点をデータ化しておくと、手続きがスムーズに進みます。
多くのファクタリング会社では、オンライン申し込みに対応しており、書類もPDFや画像ファイルで提出できます。スマートフォンで撮影した写真でも、文字が鮮明に読み取れれば受け付けられることが一般的です。
審査と追加書類の対応
提出書類をもとに、売掛先の信用力、売掛金の内容、申込者の事業状況などが審査されます。この段階で、追加書類の提出を求められることがあります。
追加書類の依頼があった場合は、できるだけ早く対応することで審査時間を短縮できます。書類が手元にない場合は、代替できる資料があるか担当者に相談することも有効です。
契約締結と入金
審査通過後、売掛債権譲渡契約書などの契約書類への署名・捺印を行います。電子契約に対応している会社では、オンラインで契約手続きを完結できます。
契約締結後、手数料などが控除された買取代金が指定口座に入金されます。即日入金をうたうサービスでも、書類提出から契約締結までの時間によっては翌営業日以降になる場合があるため、余裕を持ったスケジュールで進めることが推奨されます。
よくある書類不足パターンと対処法
ファクタリングの申し込み時に、書類の準備で困るケースは少なくありません。ここでは、よくある書類不足のパターンとその対処法を紹介します。
請求書以外の取引証明書類がない場合
請求書だけあり、契約書や発注書・納品書が残っていないというケースは頻繁に見られます。この場合、請求書と通帳の入金履歴の組み合わせで取引実績を証明できることがあります。
支払通知書や支払明細書、メールでのやり取りの記録なども、取引の証拠として認められる場合があります。書類が不足している場合は、何が代替書類として使えるか、ファクタリング会社に相談することが有効です。
通帳コピーの期間が短い・入金実績が少ない
通帳のコピーはあるが、入金実績が確認できる期間が短すぎる、または売掛先からの入金回数が少ないというケースです。この場合、別の口座の履歴を追加で提出する、または他の取引先の実績で補完することが考えられます。
オンラインバンキングの画面キャプチャやCSVデータでの提出を認める会社もあります。紙の通帳がない場合は、取引明細の出力方法を確認しておくとスムーズです。
個人事業主で開業届や確定申告書がない場合
開業届や確定申告書を紛失している、または開業直後で確定申告をまだ行っていないという個人事業主の方もいます。開業届は、税務署で再発行の手続きが可能です。
確定申告書がない場合は、直近の売上台帳や取引履歴、事業用口座の入出金明細などで事業実態を証明できる可能性があります。審査基準は会社によって異なるため、状況を正直に伝えて相談することが重要です。
書類準備で注意すべきポイント
書類を準備する際には、いくつかの注意点を押さえておくことで、審査の遅延や差し戻しを防ぐことができます。ここでは、実務上のポイントを解説します。
書類の有効期限と発行時期
登記簿謄本や印鑑証明書などの公的書類には、有効期限が設定されている場合があります。多くのファクタリング会社では、発行から3か月以内の書類を求めることが一般的です。
古い書類を提出すると、再取得を求められることがあるため、申し込み前に最新の書類を用意しておくことが推奨されます。特に、複数の会社に同時に申し込む場合は、書類の発行時期に注意が必要です。
書類の鮮明さと読み取りやすさ
スマートフォンで撮影した書類を提出する場合、文字が鮮明に読み取れることが重要です。光の反射や影、ピンボケなどで文字が判読できない場合、再提出を求められることがあります。
PDFやスキャンデータを作成する際は、解像度を適切に設定し、すべての文字や数字が明瞭に見えることを確認してください。複数ページにわたる書類は、ページの順番や抜け漏れがないかも確認が必要です。
まとめ
本記事で紹介した必要書類や準備手順は、国内のファクタリング会社や専門メディアが公開している一般的な情報をもとに整理したものです。実際に求められる書類の種類や点数は、利用するサービスや契約条件によって異なります。
書類が完璧にそろっていなくても、まずは問い合わせを行い、自分の状況で何が必要かを確認することで、結果的に入金までの時間を短縮できる可能性があります。最低限の基本書類をそろえたうえで、早い段階でファクタリング会社に相談することが現実的な選択肢です。
資金繰りが逼迫している場合は、書類準備に時間をかけすぎるよりも、利用可能なサービスを早期に見つけることが重要です。不明な点や不安な点があれば、遠慮せずに複数の会社に問い合わせを行い、自社に最適なサービスを選択することをお勧めします。
経営支援会社で資金繰り相談に関わった経験をもとに、経営改善や資金調達に関する記事を執筆。制度の解説や比較記事を得意とし、専門的な内容を“実務で使える知識”として整理するスタイルに定評がある。読者の疑問を想定した丁寧な解説を追求している。
